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传输记录的程序
仍需要进行业务所需的部门记录,但可以存储不经常咨询的部门记录大学记录中心(URC)直到他们要么要处置或转移到档案馆的藏品。转移到URC的记录仍在原始部门的控制之下,直到记录的总保留期到期为止。将记录存储在URC中的一些好处包括安全和机密的存储以及取货和检索服务。
你需要:
- 确认适用于您的记录的正确记录保留时间表和处置机构(RRSDA或“保留时间表”)。
- 正确盒装您的记录。
- 填写URC传输表格。
按照正确的顺序遵循这些步骤,可以最大程度地减少延迟,并确保将框接受存储。
1.确定适用的RRSDA
- 确定使用大学记录目录(DUR)的RRSDA或保留时间表适用于您的记录://www.mdsfordcs.com/archives2/dur/dur.html。
- 阅读RRSDA的“描述,目的和使用记录”部分。如果描述适合您的记录匹配,这将是要使用的保留时间表。
- 有关如何读取和识别RRSDA的更多独立说明,请参见标识RRSDA资源页面。
2.拳击记录
- 将文件打包到标准记录中心框中(1.5立方英尺。“手提袋”框)。可以从记录中心文员或主食(E-Way)订购框。
- 在同一框中包装同一RRSDA的文件。不要将不同的RRSDA混合在同一盒子中。
- 空间很高。请仅发送盒子超过一半。不要过分箱子;凸起的盒子不会适合URC搁板。
- 拳击文件时,尝试将一个相当于同一记录系列的时间单位(学期,日历或会计年度)等于一个单位的盒子。可以接受几年的文件,以便在必要时填充单个手提袋。
- 请勿将文档从其原始文件夹中取出。打开框盖时,将原始文件文件夹带入手提袋中,并清楚地看到文件夹标签。将文件按与部门档案柜中安排的订单相同,并遵循现有的部门备案系统。
3.填写URC转移表格
- 包装盒或盒子后,下载URC转移表格来自档案网站。
- 在每个框中完成一行转移表格标签。包括部门盒号,,,,框标题,,,,RRSDA,,,,最早和最新一年在适当的列中。完成这些字段的详细说明包含在URC传输表格中。
- 为每个文件完成一行文件列表标签。包括部门盒号,,,,文件标题,,,,最早和最新一年在适当的列中。完成这些字段的详细说明包含在URC传输表格中。
- 请注意,完成文件列表TAB不需要将框传输到URC,但是如果您的部门的某人需要在以后查看其内容,则可以将文件传输到URC。
- 完成所需字段后,保存URC传输表格,并通过电子邮件将副本发送到记录中心文员并存储本地副本。
清单
你:
- 根据正确的RRSDA按原始顺序包装您的文件?
- 填写了URC转移表格?
- 使用永久黑标记将部门编号复制到相应的框?
- 将URC转移表提交给记录中心文员?
- 安排拿起盒子?
- 收到并提交了您更新的货架位置列表并处置了任何过时的列表?