教师记录保留指南：研究生记录

1.集中申请

档案原始记录记录了学生的学术地位和研究生秘书维护的部门学生档案的进展。这项措施确保了与学生的学术历史有关的所有实质记录都位于一个易于访问的位置，支持一致的规划，评估和决策。它还意味着在信息访问请求，争议或其他紧急情况的情况下，可以更容易地保护，位于学生的个人信息。

2.隔离个人记录和大学纪录

记录记录以下内容被视为大学记录：

• 德赢vwin风险大不大
• 奖项，奖学金和费用
• 课程，监督和评估
• 合作教育
• 国际学生地位
• 叶子和撤回
• 纪律处分
• 所有类型的学生上诉（例如等级，进度评估，纪律等）
• 论文防御，提交和批准
• 参考文字

与上述活动有关的记录记录了研究生学生的学术身份和SFU的进展。该大学对这两个文件有义务，并能够考虑每项活动的结果。

相比之下，教师主管可以制定或接收与个人性质的研究生有关的记录：

• 函授细节非学术事务
• 与SFU无关的学术成果（例如，在会议上发布纸张，发布期刊文章等）

个人和大学纪录的区别涉及SFU对活动的文件和占一项活动的义务。例如，在会议上提供纸张可能与学生的学术职业有关，但SFU没有义务记录参与。相反，学生应该记录这种课外成就。教师监督员的决定还维持这些记录是个人的决定，不需要满足大学的业务需求。

3.从就业记录分离学术记录

仅对学生文件用于与学术身份和进步有关的记录。不要在同一文件中混合学生就业记录。就业记录包括这些文件教学和研究助理。与学术身份和进展有关的记录与与就业有关的保留期有不同的保留期（见6.按照规定的记录保留规则）。

4.打印到纸张电子记录

打印到纸张实质大学记录，存储在电子表格中，并将其放在部门学生档案上。这将确保与单一研究生有关的所有大学记录都可以轻松找到。在多个位置保持记录意味着如果需要，大学将能够将大学汇集与一名学生有关的所有记录。将记录存储在电子邮件应用程序中，在桌面上，在可移动存储设备上的共享目录中，在多个纸质文件中可能会损害大学准确和可靠地记录学生的学术身份和进度的能力。它还使一致保留期的应用复杂化，因为存在多个位置中的多个副本（见6.按照规定的记录保留规则）。如果需要保留电子记录的副本，以便可以重新编写以供将来使用，匿名记录并将其保存为模板。

5.打印到纸张实质性电子邮件交换机

本指南是上面一个的延伸。电子邮件与研究生的学术身份和进步有关（见3.隔离个人记录和大学纪录），应该被视为大学纪录。如果在电子邮件中记录了实质性决定，并且仅在电子邮件中记录，则应将该记录打印并放置在学生文件上。

6.按照规定的记录保留规则

教师可以为自己的个人参考和便利开辟重复的学生文件，其中包含原始大学记录的副本，如果依托一个部门学生文件被视为太不方便或繁重。但是，便利副本仍然认为大学记录，因此，大学财产。在记录保留时间表和处置权限（RRSDA）下，研究生档案已被评估以满足最终毁灭。应遵守该计划中概述的保留期并适用于部门学生文件以及教师持有的任何便利副本。有关更多信息，请参阅RRSDA 2006-002，学生档案 - 毕业生。

有关本指南的问题可以解决：

• 记录管理档案论坛，档案和记录管理部门（778.782.3025）
• 研究生学习院长的董事，研究生招生，记录德赢vwin风险大不大和注册，（778.782.3143）